15:28
Справка 2-НДФЛ 2012: правила заполнения бланкаДо 1 апреля вам предстоит отчитаться о доходах своих работников за 2012 год. Как и прежде по форме 2-НДФЛ. Причем с прошлого года она не изменилась. 2 НДФЛ 2012 скачать>>
До 1 апреля вам предстоит отчитаться о доходах своих работников за 2012 год. Как и прежде по форме 2-НДФЛ. Причем с прошлого года она не изменилась.
Не забудьте про простое правило. Если отчитаться вам надо менее чем за 10 человек, то справки можно составить на бумаге. В остальных случаях заполняйте 2-НДФЛ обязательно в электронном виде. А передать их можете на магнитных носителях или отправить по телекоммуникационным каналам связи.
И еще. Если справки вы понесете на бумаге или на магнитных носителях, то вместе с этим надо заполнить и подать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форму вы найдете в Приложении № 1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. Заполните реестр в двух экземплярах и строго в бумажном виде.
А теперь дадим вам несколько подсказок, с которыми вам станет проще заполнить справки. Наряду с этим покажем на наглядном примере, какие суммы в какую графу занести.
На каждого работника заполняйте одну справку по всем доходам
Возможно, некоторые работники компании получили в 2012 году доходы, облагаемые по разным ставкам. В частности, для заработной платы, как вы знаете, ставка НДФЛ составляет 13 процентов. А вот для дивидендов — 9 процентов.
Так вот, все доходы работника, независимо от применяемой к ним налоговой ставки, должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ. Просто разделы 3 и 5 вы заполните по каждой ставке отдельно. Такую рекомендацию содержит приказ ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.
В форме 2-НДФЛ отразите все доходы за 2012 год, даже если их выплатили в 2013 году
Давайте разберемся, какую сумму занести в строки 5.1-5.5 справки. Здесь вы отражаете общую сумму дохода, налоговую базу и НДФЛ, который рассчитали, удержали и направили в бюджет. Если доход вы начислили и выплатили в 2012 году, то тут все ясно. Эти суммы вы занесете в справку за 2012 год. Ведь налог на доходы физлиц надо платить в бюджет в тот же день, когда компания перечисляет деньги на счета работников или получает средства в банке для выдачи из кассы. Об этом прямо сказано в пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Сомнения могут возникнуть, если доходы за 2012 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. Ведь тогда НДФЛ с этих сумм вы перечислили тоже в 2013 году. Отражать ли вам такие суммы в справке за 2012 год? Да, отражайте. Ведь именно к этому периоду они относятся. Такие рекомендации есть в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.
То есть декабрьскую заработную плату включайте в общую сумму доходов за 2012 год. Эти данные отражают в строке 5.2 справки. А январский НДФЛ покажите по строкам 5.3, 5.4, 5.5.
Излишне уплаченный, но не удержанный налог, нигде в справке не заявляйте
Допустим, вы удержали с доходов работников одну сумму, а в бюджет перечислили больше — техническая ошибка. Так вот, подобные излишки, то есть все, что превысило удержанный налог, в справке 2-НДФЛ не показывайте.
Дело в том, что подобную переплату чиновники не считают налогом, как таковым. И не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.
Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ. То есть налоговый агент не имеет право платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета. А к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.
Напомним вкратце. Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку расчетов. А потом уже подайте заявление на возврат денег.
НДФЛ, удержанный сверх положенного, покажите в справке, только если к этому моменту еще не вернули излишки работнику
А вот другая ситуация. Вы обнаружили, что по итогам 2012 года по ошибке удержали у работника больше, чем нужно. В этом случае вы должны вернуть переплату этому сотруднику. Зачесть ее в счет удержаний 2013-го года нельзя. Такой вывод следует из статьи 231 Налогового кодекса РФ.
В течение 10 дней после того, как вы нашли ошибку, сообщите о ней работнику. После того, как он напишет заявление, у вас есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги. Причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника. Но есть ситуация-исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течение года сменил статус с нерезидента на резидента.
Отражать ли излишне удержанный налог в форме 2-НДФЛ? Тут все зависит от того, вернули ли вы деньги работнику. Предположим, вы еще не сделали этого к тому дню, как стали составлять справки. Тогда пересчитайте начисленный НДФЛ, и верную сумму отразите по строке 5.3. А переплату — по строке 5.6. То есть в строку 5.6 попадает разница между удержанным налогом и суммой по строке 5.3.
Если же до заполнения справки вы успели перечислить средства на счет работника, то никакую переплату в справке отражать не придется.
Если в справочнике кодов нет нужного дохода, отнесите его к иным выплатам
Налогооблагаемые доходы работников вы указываете в разделе 3 справки 2-НДФЛ. При этом каждому доходу присваивается свой код. Значения таких кодов есть в Приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.
Например, код заработной платы — «2000», отпускных — «2012». Но не всегда удается точно отнести тот или иной доход к определенному шифру. В утвержденном перечне названы лишь самые основные виды. Не теряйтесь. Доходы, коды для которых вы не найдете в приказе, ставьте с признаком «4800» — он предусмотрен для иных выплат .
К счастью, штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает. Главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.
Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносите
Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит статья 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).
К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.
Про вторую группу выплат (которые не облагаются НДФЛ только в пределах нормативов) мы подробно расскажем в следующем разделе.
По доходам, частично облагаемым НДФЛ, проставьте суммы и коды вычетов
Как мы уже отметили, некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают установленные лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог с материальной помощи или подарков на сумму 4000 руб. в год.
Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет вы применили — его код и сумму. В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы вы покажете код «503», а в графе 5 — 4000 руб.
Стандартные вычеты на детей
В 2012 году ежемесячно доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, можно было уменьшать на 1400 руб. — на первого и второго ребенка, и на 3000 руб. — на третьего и следующих детей. Но до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 280 000 руб. Подробно об этих вычетах мы писали в статье «Cтандартные вычеты по НДФЛ, которые вы теперь будете предоставлять сотрудникам».
Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету, они предоставлены. Вы отразите их в особом разделе справки — 4.1. Здесь покажите код каждого вычета и его сумму.
Само собой, стандартные вычеты вы предоставляли сотруднику, только если он сам написал заявление об этом. А что если такую бумагу работник принес только сейчас, в 2013 году, и просит предоставить вычеты с начала 2012 года, то есть задним числом? В этом случае можете смело отказывать сотруднику. Такие запоздалые вычеты он может заявить, лишь обратившись в свою налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). А вашей ошибки тут нет.
Имущественный вычет по купленному жилью
Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС. Если в течение 2012 года вы предоставляли кому-нибудь из сотрудников такой вычет, то в форме 2-НДФЛ укажите номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ. Кстати, форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 25 декабря 2009 г. № ММ-7-3/714@.
Реквизиты уведомления ИФНС укажите в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумму — в разделе 4.1.
Кстати, уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Поэтому проверьте, чтобы в таком документе значилась именно ваша компания. Если же там стоит наименование какой-то другой организации, вычет работнику можете не предоставлять. Во всяком случае, пока он не принесет вам правильный вариант уведомления.
До 1 апреля вам предстоит отчитаться о доходах своих работников за 2012 год. Как и прежде по форме 2-НДФЛ. Причем с прошлого года она не изменилась.
Не забудьте про простое правило. Если отчитаться вам надо менее чем за 10 человек, то справки можно составить на бумаге. В остальных случаях заполняйте 2-НДФЛ обязательно в электронном виде. А передать их можете на магнитных носителях или отправить по телекоммуникационным каналам связи.
И еще. Если справки вы понесете на бумаге или на магнитных носителях, то вместе с этим надо заполнить и подать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форму вы найдете в Приложении № 1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. Заполните реестр в двух экземплярах и строго в бумажном виде.
А теперь дадим вам несколько подсказок, с которыми вам станет проще заполнить справки. Наряду с этим покажем на наглядном примере, какие суммы в какую графу занести.
На каждого работника заполняйте одну справку по всем доходам
Возможно, некоторые работники компании получили в 2012 году доходы, облагаемые по разным ставкам. В частности, для заработной платы, как вы знаете, ставка НДФЛ составляет 13 процентов. А вот для дивидендов — 9 процентов.
Так вот, все доходы работника, независимо от применяемой к ним налоговой ставки, должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ. Просто разделы 3 и 5 вы заполните по каждой ставке отдельно. Такую рекомендацию содержит приказ ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.
В форме 2-НДФЛ отразите все доходы за 2012 год, даже если их выплатили в 2013 году
Давайте разберемся, какую сумму занести в строки 5.1-5.5 справки. Здесь вы отражаете общую сумму дохода, налоговую базу и НДФЛ, который рассчитали, удержали и направили в бюджет. Если доход вы начислили и выплатили в 2012 году, то тут все ясно. Эти суммы вы занесете в справку за 2012 год. Ведь налог на доходы физлиц надо платить в бюджет в тот же день, когда компания перечисляет деньги на счета работников или получает средства в банке для выдачи из кассы. Об этом прямо сказано в пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Сомнения могут возникнуть, если доходы за 2012 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. Ведь тогда НДФЛ с этих сумм вы перечислили тоже в 2013 году. Отражать ли вам такие суммы в справке за 2012 год? Да, отражайте. Ведь именно к этому периоду они относятся. Такие рекомендации есть в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.
То есть декабрьскую заработную плату включайте в общую сумму доходов за 2012 год. Эти данные отражают в строке 5.2 справки. А январский НДФЛ покажите по строкам 5.3, 5.4, 5.5.
Излишне уплаченный, но не удержанный налог, нигде в справке не заявляйте
Допустим, вы удержали с доходов работников одну сумму, а в бюджет перечислили больше — техническая ошибка. Так вот, подобные излишки, то есть все, что превысило удержанный налог, в справке 2-НДФЛ не показывайте.
Дело в том, что подобную переплату чиновники не считают налогом, как таковым. И не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.
Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ. То есть налоговый агент не имеет право платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета. А к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.
Напомним вкратце. Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку расчетов. А потом уже подайте заявление на возврат денег.
НДФЛ, удержанный сверх положенного, покажите в справке, только если к этому моменту еще не вернули излишки работнику
А вот другая ситуация. Вы обнаружили, что по итогам 2012 года по ошибке удержали у работника больше, чем нужно. В этом случае вы должны вернуть переплату этому сотруднику. Зачесть ее в счет удержаний 2013-го года нельзя. Такой вывод следует из статьи 231 Налогового кодекса РФ.
В течение 10 дней после того, как вы нашли ошибку, сообщите о ней работнику. После того, как он напишет заявление, у вас есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги. Причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника. Но есть ситуация-исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течение года сменил статус с нерезидента на резидента.
Отражать ли излишне удержанный налог в форме 2-НДФЛ? Тут все зависит от того, вернули ли вы деньги работнику. Предположим, вы еще не сделали этого к тому дню, как стали составлять справки. Тогда пересчитайте начисленный НДФЛ, и верную сумму отразите по строке 5.3. А переплату — по строке 5.6. То есть в строку 5.6 попадает разница между удержанным налогом и суммой по строке 5.3.
Если же до заполнения справки вы успели перечислить средства на счет работника, то никакую переплату в справке отражать не придется.
Если в справочнике кодов нет нужного дохода, отнесите его к иным выплатам
Налогооблагаемые доходы работников вы указываете в разделе 3 справки 2-НДФЛ. При этом каждому доходу присваивается свой код. Значения таких кодов есть в Приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.
Например, код заработной платы — «2000», отпускных — «2012». Но не всегда удается точно отнести тот или иной доход к определенному шифру. В утвержденном перечне названы лишь самые основные виды. Не теряйтесь. Доходы, коды для которых вы не найдете в приказе, ставьте с признаком «4800» — он предусмотрен для иных выплат .
К счастью, штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает. Главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.
Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносите
Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит статья 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).
К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.
Про вторую группу выплат (которые не облагаются НДФЛ только в пределах нормативов) мы подробно расскажем в следующем разделе.
По доходам, частично облагаемым НДФЛ, проставьте суммы и коды вычетов
Как мы уже отметили, некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают установленные лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог с материальной помощи или подарков на сумму 4000 руб. в год.
Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет вы применили — его код и сумму. В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы вы покажете код «503», а в графе 5 — 4000 руб.
Стандартные вычеты на детей
В 2012 году ежемесячно доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, можно было уменьшать на 1400 руб. — на первого и второго ребенка, и на 3000 руб. — на третьего и следующих детей. Но до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 280 000 руб. Подробно об этих вычетах мы писали в статье «Cтандартные вычеты по НДФЛ, которые вы теперь будете предоставлять сотрудникам».
Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету, они предоставлены. Вы отразите их в особом разделе справки — 4.1. Здесь покажите код каждого вычета и его сумму.
Само собой, стандартные вычеты вы предоставляли сотруднику, только если он сам написал заявление об этом. А что если такую бумагу работник принес только сейчас, в 2013 году, и просит предоставить вычеты с начала 2012 года, то есть задним числом? В этом случае можете смело отказывать сотруднику. Такие запоздалые вычеты он может заявить, лишь обратившись в свою налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). А вашей ошибки тут нет.
Имущественный вычет по купленному жилью
Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС. Если в течение 2012 года вы предоставляли кому-нибудь из сотрудников такой вычет, то в форме 2-НДФЛ укажите номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ. Кстати, форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 25 декабря 2009 г. № ММ-7-3/714@.
Реквизиты уведомления ИФНС укажите в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумму — в разделе 4.1.
Кстати, уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Поэтому проверьте, чтобы в таком документе значилась именно ваша компания. Если же там стоит наименование какой-то другой организации, вычет работнику можете не предоставлять. Во всяком случае, пока он не принесет вам правильный вариант уведомления.