Каталог статей

Сезон отпусков: инструкция для бухгалтера

Трудовой кодекс дает работнику право на ежегодный отпуск и право получать за дни отдыха средний заработок. Фирмам же предписывается не нарушать подобных гарантий. Таковы правила статьи 114 Трудового кодекса.

При этом большая доля ответственности ложится на бухгалтера. Ему нужно правильно рассчитать отпускные, вовремя перечислить или выдать их работнику, заплатить налоги и правильно отразить все эти операции в бухгалтерском и налоговом учете.

В этом номере мы начинаем публиковать серию статей, посвященных этой теме. Начнем с самой методики расчета среднего заработка — то есть самой суммы отпускных.

Формула успеха

Как рассчитать средний заработок, сказано в статье 139 Трудового кодекса и Положении «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее по тексту Положение № 922).

Исходя из содержания этих документов, средний заработок, сохраняющийся за работником на время ежегодного отпуска, рассчитывают так:

Как видно из этой формулы, основной задачей бухгалтера будет расчет среднедневного заработка. Для этого нужно будет определить:

• расчетный период;
• заработок работника за расчетный период.

Обратите внимание: при суммированном учете рабочего времени отпускные также рассчитываются исходя из среднедневного, а не среднего часового заработка. Этот вывод можно сделать из пунктов 9, 13 Положения № 922). Кроме того, данный порядок применяется и для сотрудников, работающих на условиях совместительства. Об этом сказано в пункте 19 Положения № 922.

Трудности расчетного периода

Чтобы определиться с тем, какое время включить каждому собирающемуся в отпуск работнику в расчетный период, мы предлагаем такой план действий.

1. Определите время, которое сотрудник фактически отработал в вашей фирме.

Если он трудится уже более года, то для него расчетным периодом будут 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором он уходит в отпуск. Если же сотрудник был принят на работу недавно, для него расчетный период — период с первого дня работы до последнего дня месяца, предшествующего месяцу, в котором он уходит в отпуск.

2. Исключите из расчетного периода дни:

• оплаченные исходя из среднего заработка (кроме перерывов для кормления ребенка);
• временной нетрудоспособности (в т. ч. по беременности и родам);
• отпуска без сохранения зарплаты;
• оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• простоя по вине фирмы или по форс-мажорным обстоятельствам;
• забастовки, в которой работник не участвовал;
• другого освобождения от работы
  (Это правило предусмотрено пунктом 5 Положения № 922).

3. Если весь расчетный период сотрудник не работал или же расчетный период состоит из времени, которое надо исключить, для расчета отпускных за основу нужно взять предшествующий период времени равный расчетному (п. 6 Положения № 992).

4. Если и до расчетного периода сотрудник не работал или (и) не получал зарплату, для него расчетным периодом будут дни с начала месяца, в котором он уходит в отпуск до начала отдыха (п. 7 Положения № 922).

Обратите внимание: фирма может установить свою длительность расчетного периода (абз. 6 ст. 139 ТК РФ). Главное, чтобы сумма отпускных, рассчитанная на его основе, не была меньше суммы, положенной отдыхающему по трудовому законодательству.

Пример 1

Коммерческий директор ЗАО «Актив» И.И. Иванов работает на фирме 3 года. Согласно графику отпусков и заявлению сотрудника с 1 июня 2008 года ему предоставляется основной оплачиваемый отпуск сроком на 28 календарных дней.

С 4 по 11 февраля 2008 года Иванов был на больничном.

Расчетным периодом при расчете отпускных Иванова будет период с 1 июня 2007 года по 31 мая 2008 года. Из расчетного периода следует исключить период, когда Иванов получал пособие по временной нетрудоспособности. То есть расчетным периодом будет период с 1 июня 2007 года по 3 февраля 2008 года и с 12 февраля 2008 года по 31 мая 2008 года.

Заработок расчетного периода

Согласно пункту 2 Положения № 922 при расчете отпускных нужно учесть все выплаты, которые предусмотрел работодатель, и начислила сотруднику бухгалтерия за расчетный период. То есть заработок будет складываться из сумм, начисленных за дни, включенные в расчетный период. Это будут:

• зарплата;
• комиссионное вознаграждение;
• гонорар и авторские (постановочные) вознаграждения сотрудников средств массовой информации, организаций искусства;
• надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
• компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда;
• премии и вознаграждения;
• другие выплаты по заработной плате.

Однако формулировка пункта 2 Положения № 922 «все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат» условна. Пункт 3 того же документа оговаривает исключения, которые в заработке расчетного периода учитывать не нужно. Это различные выплаты социального характера. Например:

• материальная помощь;
• оплата стоимости питания;
• оплата проезда;
• оплата обучения;
• оплата коммунальных услуг;
• оплата отдыха и т. д.

Как учесть премии и вознаграждения

При расчете заработка работника за отчетный период можно учесть только премии и вознаграждения, которые предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).

Годовые и единовременные вознаграждения за выслугу лет (стаж работы), начисленные за предыдущий календарный год включаются в состав заработка за расчетный период независимо от даты их начисления.

Ежемесячные премии и вознаграждения увеличивают отпускные только если они фактически начислены в расчетном периоде. При этом важно учитывать не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Согласно комментариям Роструда это означает, что включать в расчет нужно: выплаты, начисленные в пределах расчетного периода, а не за месяцы расчетного периода и не после него.

В расчет также берутся премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц. Такие поощрения учитываются в полном объеме, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного. А если превышает — в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Если время, приходящееся на расчетный период, работником отработано не полностью или из него исключены периоды (п. 5 Положения № 922), то премии и вознаграждения учитываются не в полном объеме. Их нужно делить пропорционально времени отработки (письмо Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 № 535-17).

Для этого можно воспользоваться такой формулой:

Это правило не распространяется на учет премий и вознаграждений, начисленных именно за показатель фактически отработанного времени (они учитываются исходя из фактически начисленных сумм).

Такие правила установлены пунктом 15 Положения № 922.

Пример 2

Секретарь ООО «Пассив» П.П. Петрова работает на фирме с 1 мая 2008 года. С 15 мая 2008 года ей предоставлен авансом основной оплачиваемый отпуск.

Расчетным периодом для начисления отпускных является период с 1 мая 2007 года по 30 апреля 2008 года. Так как в этот период Петрова в «Пассиве» еще не работала, бухгалтер включил в расчетный период отработанные дни месяца, в котором Петрова уходит в отпуск: с 1 мая по 14 мая 2008 года.

Оклад Петровой — 20 000 руб. Кроме того, ежемесячно она получает компенсацию стоимости питания из расчета 100 руб./день и премию в размере 2%  клада в зависимости от фактически отработанного времени. В мае 2008 года 20 рабочих дней. Из них Петрова отработала 8 дней.

Таким образом, заработок Петровой за расчетный период составил: 8960 руб., в т. ч.

оклад:
20 000 руб. : 20 дн. × 8 дн. = 8000 руб.

оплата питания:
100 руб. × 8 дн. = 800 руб.

ежемесячная премия:
8000 руб. × 2% = 160 руб.

Согласно Положению № 922, бухгалтер «Пассива» при расчете отпускных не учитывал сумму компенсации за питание. Сумму же ежемесячной премии он включил в заработок Петровой за расчетный период:
8000 + 160 = 8160 руб.

Если зарплата выросла

При повышении на фирме окладов отпускные нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения оклада — коэффициента пересчета (п. 16 Постановление № 922)

Он рассчитывается так:

Порядок пересчета отпускных зависит от того, когда повышали зарплату:

• в пределах расчетного периода;
• по истечении расчетного периода, но до ухода сотрудника в отпуск;
• в период нахождения сотрудника в отпуске.

Зарплата может вырасти в расчетном периоде. Тогда выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период, увеличиваются на соответствующие коэффициенты.

В случае если повышение оклада происходит после расчетного периода, но до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, индексации подвергается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Кроме того, повышение оклада может произойти в период сохранения среднего заработка. В этом случае повышается только часть среднего заработка (с даты повышения оклада до окончания отпуска).

Обратите внимание: в случае увеличения размера оклада не ко всем выплатам, учитываемым при расчете среднего заработка, применяется коэффициент пересчета. Пересчитываются только оклады и выплаты, установленные к ним в фиксированном размере (проценты, кратность). Не принимаются в расчет выплаты, установленные к окладам, в диапазоне значений (проценты, кратность), а также выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах (независящие от оклада).

Пример 3

Сотруднику ООО «Пассив» Щукиной с 20 июля 2008 года предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Расчетный период для начисления отпускных — с 1 июля 2007 года по 30 июня 2008 года. Расчетный период отработан Щукиной полностью. Никакие периоды из него не исключаются.

В июле 2007 года ежемесячный оклад Щукиной составлял 15 000 руб.

В расчетном периоде ее оклад дважды увеличивался:

• с 1 января 2008 года — на 1000 руб. (до 16 000 руб.);
• с 1 апреля 2008 года — на 2000 руб. (до 18 000 руб.).

Бухгалтер «Пассива» так посчитал коэффициенты повышения:

• с 1 июля по 31 декабря 2007 года:
  18 000 руб. : 15 000 руб. = 1,2;
• с 1 января по 31 марта 2008 года:
  18 000 руб. : 16 000 руб. = 1,125;
• с 1 апреля по 30 июня 2008 года:
  18 000 руб. : 18 000 руб. = 1.

Согласно положению о премировании всем сотрудникам фирмы по окончании года выплачивается премия по итогам работы за год в размере 100 процентов оклада за декабрь.

Премия была начислена Щукиной в январе 2008 года в сумме 15 000 руб. Она включается в расчет среднего заработка в полной сумме. Других выплат (кроме премии и оклада) у Щукиной не было.

Заработок за расчетный период с учетом повышения зарплаты составляет:

• с 1 июля по 31 декабря 2007 года (6 месяцев):
  15 000 руб. × 1,2 × 6 мес. = 108 000 руб.;
• с 1 января по 31 марта 2008 года (3 месяца):
  16 000 руб. × 1,125 × 3 мес. + 15 000 руб. × 1,125 = 70 875 руб.;
• с 1 апреля по 30 июня 2008 года (3 месяца):
  18 000 руб. × 1 × 3 мес. = 54 000 руб.

Всего за расчетный период заработок составляет:
108 000 руб. + 70 875 руб. + 54 000 руб. = 232 875 руб.

Среднедневной заработок: частное от деления

Порядок определения среднего дневного заработка зависит от того:

• отработал ли сотрудник расчетный период полностью;
• предоставляют ему отпуск в календарных или рабочих днях.

Отпуск по календарю

Если отпуск предоставлен в календарных днях и расчетный период отработан сотрудником полностью, то средний дневной заработок равен:

Таковы правила, установленные абзацем 4 статьи 139 Трудового кодекса и абзацем 1 пункта 10 Положения № 922.

Пример 4

С 19 мая по 15 июня 2008 года юристу ЗАО «Дебет» С.С. Сидорову предоставлен основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней.

Расчетный период — с 1 мая 2007 года по 30 апреля 2008 года — отработан полностью, времени и доходов, исключаемых из расчета, нет. Оклад Сидорова — 20 000 руб.

Заработная плата за расчетный период составила 240 000 руб. (20 000 руб. × 12 мес.).

Средний дневной заработок Сидорова бухгалтер рассчитал так:
240 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн./мес. = 680,27 руб./дн.

Если же расчетный период отработан не полностью, то нужно применить такую формулу:

Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах равно:

Таковы правила абзацев 2, 3 пункта 10 Положения № 922.

Пример 5

С 14 июля 2008 года сотруднику ЗАО «Актив» Сомову предоставлен основной оплачиваемый отпуск.

Расчетный период для начисления отпускных — с 1 июля 2007 года по 30 июня 2008 года.

Расчетный период отработан не полностью. С 18 по 22 августа 2007 года сотрудник болел. Период болезни и сумма больничного пособия из расчета среднего дневного заработка исключаются. За расчетный период, помимо пособия, сотруднику начислено 120 000 руб. Эта сумма полностью включается в заработок расчетного периода.

Для расчета отпускных количество календарных дней равно:

• в полностью отработанных месяцах:
  11 мес. × 29,4 дн./мес. = 323,4 дн.;
• в августе:
  29,4 дн./мес. : 31 дн. × 26 дн. = 24,7 дн.

Средний дневной заработок сотрудника равен:
120 000 руб. : (323,4 дн. + 24,7 дн.) = 344,7 руб./дн.

Отпуск в рабочих днях

Сумма отпускных за отдых, предоставленный в рабочих днях, не зависит от того, полностью ли отработан расчетный период. Средний дневной заработок, необходимый для ее расчета равен:

Такой порядок расчета предусмотрен абзацем 5 статьи 139 Трудового кодекса и пунктом 11 Положения № 922.

Пример 6

Продавец ЗАО «Альфа» В.В. Волкова приступила к работе 2 июня 2008 года. Однако с 16 июня 2008 года она вынуждена была взять оплачиваемый отпуск на 2 рабочих дня по согласованию с работодателем.

В расчетный период включается период со 2 по 15 июня 2008 года. За это время Волковой было начислено 5000 руб.

Средний дневной заработок для расчета отпускных бухгалтер определил так.

Количество рабочих дней, включаемых в расчет среднего дневного заработка по календарю шестидневной рабочей недели — 10 (из 15 календарных дней исключаются 3 воскресенья (01.06.2008, 08.06.2008, 15.06.2008) и 2 праздничных дня (12.06.2008, 13.06.2008)).

Средний дневной заработок равен:
5000 руб. : 10 дн. = 500 руб./дн.

Рассчитываем отпускные

На основании рассчитанного среднего дневного заработка и данных кадровой службы о количестве дней отпуска сотрудника можно рассчитать его средний заработок. Это и будет сумма отпускных, причитающаяся работнику.

Наглядную формулу расчета мы привели в самом начале этой статьи. Как применить ее на практике, покажет пример.

Пример 7

С 3 по 30 июня 2008 года менеджеру ООО «Кредит» Козлову предоставлен основной оплачиваемый отпуск сроком на 28 календарных дней.

Расчетный период — с 1 июня 2007 года по 31 мая 2008 года — отработан полностью.

Заработок Козлова за расчетный период составил 120 000 руб.

Средний дневной заработок сотрудника равен:
120 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн./мес. = 340,14 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных составила:
340,14 руб./дн. × 28 дн. = 9523,92 руб.