Заявление от работника позволит без последствий снизить базу по НДФЛ
Все вычеты по НДФЛ предоставляются на основании письменного заявления налогоплательщика. Стандартные вычеты не исключение. Поэтому, чтобы без риска придирок инспекторов уменьшить налоговую базу, надо собрать с работников заявления. Официального бланка нет, составляется заявление в произвольной форме (см. образец). Сотрудник может написать его от руки или заполнить на компьютере. Можно сделать для работников образец или шаблон.
Очень важный момент: лучше не указывать в заявлении период предоставления вычета. Тогда в следующем году заявления заново собирать не придется. Если же в бумаге будет просьба предоставить вычет в 2008 году, то в 2009-м придется снова потребовать у работника соответствующее заявление. Именно так считают чиновники (письмо Минфина России от 27.04.06 № 03-05-01-04/105). Так что с тех работников, от которых имеются заявления без указания налогового периода (они их написали в прошлом, позапрошлом году и пр.), можно сейчас эту бумагу не требовать.
А вот дата составления в документе быть должна. Она подтвердит правомерность предоставления налогового вычета с определенного момента (как правило, с начала года). Поскольку НДФЛ рассчитывается по итогам каждого месяца, то безопаснее, если заявление будет датировано не позднее 31 января этого года.
НАПОМНИМ. Стандартные налоговые вычеты могут накапливаться. Поэтому если в январе у сотрудника не было дохода, то в феврале величина налогооблагаемых доходов уменьшается на сумму вычетов и за январь, и за февраль. Не спорят с этим и чиновники (письмо Минфина России от 01.03.06 № 03-05-01-04/41).
В некоторых случаях к заявлению стоит приложить документы, подтверждающие право на вычет (п. 3 ст. 218 НК РФ). Например, если предоставляется стандартный вычет на ребенка, таким документом будет копия свидетельства о его рождении. Если сотрудник является инвалидом I или II группы и претендует на вычет в размере 500 рублей, то к заявлению прикладывают копию справки, выданной государственной службой медико-социальной экспертизы.
Справка по форме 2-НДФЛ потребуется, если сотрудник устроился на работу в течение года и просит предоставить стандартный вычет. На основании этой справки компания сможет определить общую величину дохода с начала года, а также сумму уже предоставленных вычетов за налоговый период. Правда, некоторые суды признают правомерность вычетом и без справки по форме 2-НДФЛ (постановления федеральных арбитражных судов Северо-Западного округа от 14.08.06 № А05-3035/2006-31, Уральского округа от 07.11.06 № Ф09-9786/06-С2, Центрального округа от 01.06.05 № А54-5096/04-С8, Московского округа от 23.10.06 № КА-А40/10310-06). Но чтобы себя обезопасить, попросите сотрудника хотя бы указать в заявлении, что по прежнему месту работу вычеты не предоставлялись.
Документы, подтверждающие право на стандартные налоговые вычеты, лучше приложить к заявлению, даже если их копии уже имеются в бухгалтерии или отделе кадров компании. Это экономия времени на подбор комплекта документов при проведении налоговой проверки.
Руководителю ООО «Компания»
Седову Олегу Игоревичу
от старшего менеджера отдела продаж
Петракова Ивана Олеговича
ЗАЯВЛЕНИЕ
При определении налоговой базы по НДФЛ прошу предоставить мне следующие стандартные налоговые вычеты:
- на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 218 НК РФ стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей;
- на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ стандартный налоговый вычет на детей в количестве 1 человека в размере 600 рублей на каждого ребенка.
Документы, подтверждающие право на вычет:
копия свидетельства о рождении ребенка на 1 листе
11 января 2008 года Петраков Петраков И.О.