Правительство постановлением от 13 октября 2008 года № 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Новые правила распространяются как на поездки по России, так и за пределы нашей родины.
Согласно статье 166 Трудового кодекса служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, таковыми не признаются.
До недавнего времени единственным документом, регулирующим порядок направления сотрудников в командировки, являлась совместная инструкция Минфина, Госкомтруда и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Данная инструкция действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу.
Вполне логично, что за 20 лет актуальность этого документа утратилась. В результате появилось на свет постановление правительства от 13 октября 2008 года № 749, которым утверждено новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение). Документ фактически отменяет инструкцию, действовавшую с советских времен.
По сравнению с предшественником Положение распространяет свое действие на все возможные командировки, а не только в пределах территории Российской Федерации. Таким образом, с 25 октября 2008 года, когда вступит в силу постановление № 749, будет ликвидирован очередной пробел в законодательстве. Напомним, что размер всех связанных с командировками расходов и порядок их возмещения должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК).
Подготовительный этап
На основании пункта 2 Положения в командировки направляются только те сотрудники, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем. В пункте 3 Положения дано определение понятия «место постоянной работы». Это место расположения компании (либо ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее — командирующая организация).
«Штатники» направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отметим, что командировкой также признается поездка сотрудника в территориально обособленное представительство или филиал.
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). Днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы откомандированного. Соответственно, день приезда — это дата прибытия указанного ТС. При отправлении транспорта до 24 часов включительно под днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
Если вокзал находится за чертой населенного пункта, то придется учитывать время проезда до места отправки. Аналогично определяется день приезда в место постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда (приезда) решается по договоренности с работодателем.
В пункте 6 Положения говорится о том, что цель командировки определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании (утверждается работодателем). На основании решения работодателя оформляется командировочное удостоверение по форме № Т-10 (п. 7 Положения). Этот документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в форме № Т-10 и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности «принимающей» организации (для засвидетельствования такой подписи). Если сотрудник командируется в фирмы, находящиеся в разных населенных пунктах, то отметки в удостоверении о дате въезда/выезда делаются в каждой из них. В этом случае в командировочные расходы включаются следующие затраты: оплата проезда транспортом общего пользования к месту отправки (станция, пристань, аэропорт) при наличии соответствующих билетов; страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте; оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
С другой стороны, направление работника в загранкомандировку производится без командировочного удостоверения. Исключение составляют служебные поездки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения).
Финансовая сторона
В соответствии с пунктом 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки) сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. «Совместителям» при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по двум местам работы (основная и совмещенная) средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между ними по взаимному соглашению.
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и на оплату дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточных). Эти «доптраты» возмещаются сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за время проезда (в том числе и за вынужденную остановку в пути).
При командировании в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой им в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения). Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом всех имеющихся факторов. К ним относятся: дальность расстояния; условия транспортного сообщения; характер выполняемого задания; необходимость создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то ему при предоставлении соответствующих документов возмещаются расходы по найму жилого помещения. В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.
«Заморские» особенности
Оплата и (или) возмещение расходов сотрудника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории России (включая выплату аванса в иностранной валюте), а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте осуществляются в соответствии с Законом от 10 декабря 2002 года № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Об этом говорится в пункте 16 Положения. Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в установленном у работодателя размере.
На основании пункта 17 Положения за время нахождения работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, в пути, суточные выплачиваются:
а) при проезде по территории России — в порядке и размерах, определяемых для командировок в пределах территории РФ;
б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, предусмотренных для загранкомандировок.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Указанные даты определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 18 Положения).
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
В случае командирования сотрудника на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения об отсутствии отметок погранконтроля, даты пересечения государственной границы определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории России. Если вдруг произойдет вынужденная задержка в пути, то суточные за время простоя будут выплачиваться по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения).
В пункте 20 Положения рассматривается ситуация, когда работник выехал в загранкомандировку и возвратился на территорию РФ в тот же день. В этом случае суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на их выплату для командировок на территории иностранных государств.
Необходимо помнить о том, что работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы (п. 23 Положения).
Дом, милый дом
«Путешественник» по возвращении из командировки обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны прилагаться: надлежащим образом оформленное командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Вернувшийся сотрудник также обязан написать и согласовать с руководителем структурного подразделения работодателя отчет о выполненной работе во время пребывания в командировке (п. 26 Положения).