Что проверяет Трудовая инспекция?
Попробуем встать на место инспектора по труду и оценить масштаб «катастрофы». Проверим, все ли в порядке в вашей кадровой документации.
Предъявите документы
Для начала посмотрим, какие документы могут оказаться под бдительным оком государственного инспектора по труду. Такая шпаргалка будет не лишней в любом случае, даже если официальные гости вас не посетят. Самые главные документы, что называется, «паспорт» организации – это Устав и Учредительный договор (если фирму создавали несколько человек). Затем переходим к собственно «трудовым» документам, которые касаются всех сотрудников. К ним относятся:
- коллективный договор,
- штатное расписание,
- табели учета рабочего времени,
- правила внутреннего распорядка,
- график отпусков,
- журналы и книги (журнал учета движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета командировок, журнал ознакомления с инструкцией по охране труда),
- ведомости по заработной плате.
Предъявите документы
Для начала посмотрим, какие документы могут оказаться под бдительным оком государственного инспектора по труду. Такая шпаргалка будет не лишней в любом случае, даже если официальные гости вас не посетят. Самые главные документы, что называется, «паспорт» организации – это Устав и Учредительный договор (если фирму создавали несколько человек). Затем переходим к собственно «трудовым» документам, которые касаются всех сотрудников. К ним относятся:
- коллективный договор,
- штатное расписание,
- табели учета рабочего времени,
- правила внутреннего распорядка,
- график отпусков,
- журналы и книги (журнал учета движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета командировок, журнал ознакомления с инструкцией по охране труда),
- ведомости по заработной плате.
На каждого работника должны быть оформлены:
- трудовой договор,
- личная карточка,
- приказы (о приеме, об отпуске, о поощрении, о командировках, о прекращении трудового договора, о применении дисциплинарного взыскания и т. д.) и основания к ним (заявление, акт, объяснительная, трудовой договор),
- трудовая книжка,
- записки-расчеты по выдаче зарплаты.
Следующий тип документов не относится к категории обязательных, но тоже может понадобиться. Прежде всего это Положение об оплате труда; если таковые имеются, то – уточнения к трудовым договорам; должностные инструкции (если не все обязанности оговорены в контракте); Положение об аттестации, если она проводилась; Положение о коммерческой тайне, если есть отсылочная норма в трудовом договоре.
В компаниях с большим штатом сотрудников рекомендуется завести журналы: учета приказов по личному составу, учета трудовых договоров, учета медицинских осмотров, учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву, регистрации входящих и исходящих документов. Это поможет не только при проверке, но и в текущей работе.
Ну что за вид!
Наличие правоустанавливающих документов – это только половина успеха; все они должны быть оформлены надлежащим образом. Типовые приказы и документы делаются по установленной форме. Помните, что все заявления пишет от руки сам работник, и что на соответствующих приказах необходим его автограф. Будет лучше, если журналы будут в твердой обложке, с клеевым переплетом, прошнурованы, пронумерованы на каждой странице, в конце – информация об общем количестве страниц, подпись, и печать.
Для упрощения делопроизводства и экономии времени – как вашего, так и инспектора по труду, можно составить списки отдельных категорий работников, требующих «особого подхода». К ним относятся несовершеннолетние, инвалиды, будущие матери, сотрудницы с детьми до трех лет, одинокие родители, занятые на вредных (опасных) работах.
Прийти по форме
Но не будем забывать, что и проверка, и инспектор тоже должны соответствовать определенным требованиям. Как поясняет юрисконсульт Надежда Андреева, порядок проведения проверок должностными лицами федеральной инспекции труда определяется ратифицированной Россией Конвенцией Международной организации труда № 81 «Об инспекции труда в промышленности и торговле», Трудовым кодексом РФ и другими правовыми актами.
Согласно статье 360 ТК РФ при проверке государственный инспектор может заранее уведомлять о своем визите работодателя или его представителя, если сочтет, что такое предупреждение не нанесет ущерб эффективности контроля, то есть если законодатель не предусматривает обязанность трудовой инспекции предупредить работодателя о предстоящей проверке, оставляя этот вопрос на усмотрение проверяющих. На практике в большинстве случаев трудовики предварительно все-таки сообщают о своем визите по телефону.
Инспектор должен предъявить служебное удостоверение и приказ (распоряжение) на проверку конкретной организации, с печатью и подписью руководителя или его зама. Если возникают сомнения – смело звоните в инспекцию и уточняйте, направляли к вам кого-нибудь или нет. В любом случае неплохо будет снять копии с вышеуказанных документов или хотя бы переписать их данные.
Самые распространенные нарушения, которые выявляют инспекторы в компаниях, это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или неправильное их оформление.
Подтвердив полномочия визитера, зафиксируйте факт проверки в журнале учета мероприятий по контролю. В дальнейшем все «проверочные работы» заносятся в акт. В обязательном порядке в нем должно быть указано: дата, место, время проведения контрольных мероприятий, кто и на каком основании их проводит, должность и Ф. И. О. представителя вашей организации, ну и, конечно, сведения о результатах. Под актом подписываются обе стороны, и один его экземпляр остается в компании.
Проверяющий имеет право:
инспектировать все служебные помещения (в дневное время суток),
задавать вопросы персоналу,
знакомиться со всеми кадровыми документами,
запрашивать недостающую информацию,
приостанавливать работу компании или ее отделов при выявлении нарушений, отстранять от работы не прошедших соответствующий инструктаж по технике безопасности,
привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении трудового законодательства,
направлять в суд требование о ликвидации компании (при наличии заключений экспертизы об условиях труда).
- трудовой договор,
- личная карточка,
- приказы (о приеме, об отпуске, о поощрении, о командировках, о прекращении трудового договора, о применении дисциплинарного взыскания и т. д.) и основания к ним (заявление, акт, объяснительная, трудовой договор),
- трудовая книжка,
- записки-расчеты по выдаче зарплаты.
Следующий тип документов не относится к категории обязательных, но тоже может понадобиться. Прежде всего это Положение об оплате труда; если таковые имеются, то – уточнения к трудовым договорам; должностные инструкции (если не все обязанности оговорены в контракте); Положение об аттестации, если она проводилась; Положение о коммерческой тайне, если есть отсылочная норма в трудовом договоре.
В компаниях с большим штатом сотрудников рекомендуется завести журналы: учета приказов по личному составу, учета трудовых договоров, учета медицинских осмотров, учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву, регистрации входящих и исходящих документов. Это поможет не только при проверке, но и в текущей работе.
Ну что за вид!
Наличие правоустанавливающих документов – это только половина успеха; все они должны быть оформлены надлежащим образом. Типовые приказы и документы делаются по установленной форме. Помните, что все заявления пишет от руки сам работник, и что на соответствующих приказах необходим его автограф. Будет лучше, если журналы будут в твердой обложке, с клеевым переплетом, прошнурованы, пронумерованы на каждой странице, в конце – информация об общем количестве страниц, подпись, и печать.
Для упрощения делопроизводства и экономии времени – как вашего, так и инспектора по труду, можно составить списки отдельных категорий работников, требующих «особого подхода». К ним относятся несовершеннолетние, инвалиды, будущие матери, сотрудницы с детьми до трех лет, одинокие родители, занятые на вредных (опасных) работах.
Прийти по форме
Но не будем забывать, что и проверка, и инспектор тоже должны соответствовать определенным требованиям. Как поясняет юрисконсульт Надежда Андреева, порядок проведения проверок должностными лицами федеральной инспекции труда определяется ратифицированной Россией Конвенцией Международной организации труда № 81 «Об инспекции труда в промышленности и торговле», Трудовым кодексом РФ и другими правовыми актами.
Согласно статье 360 ТК РФ при проверке государственный инспектор может заранее уведомлять о своем визите работодателя или его представителя, если сочтет, что такое предупреждение не нанесет ущерб эффективности контроля, то есть если законодатель не предусматривает обязанность трудовой инспекции предупредить работодателя о предстоящей проверке, оставляя этот вопрос на усмотрение проверяющих. На практике в большинстве случаев трудовики предварительно все-таки сообщают о своем визите по телефону.
Инспектор должен предъявить служебное удостоверение и приказ (распоряжение) на проверку конкретной организации, с печатью и подписью руководителя или его зама. Если возникают сомнения – смело звоните в инспекцию и уточняйте, направляли к вам кого-нибудь или нет. В любом случае неплохо будет снять копии с вышеуказанных документов или хотя бы переписать их данные.
Самые распространенные нарушения, которые выявляют инспекторы в компаниях, это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или неправильное их оформление.
Подтвердив полномочия визитера, зафиксируйте факт проверки в журнале учета мероприятий по контролю. В дальнейшем все «проверочные работы» заносятся в акт. В обязательном порядке в нем должно быть указано: дата, место, время проведения контрольных мероприятий, кто и на каком основании их проводит, должность и Ф. И. О. представителя вашей организации, ну и, конечно, сведения о результатах. Под актом подписываются обе стороны, и один его экземпляр остается в компании.
Проверяющий имеет право:
инспектировать все служебные помещения (в дневное время суток),
задавать вопросы персоналу,
знакомиться со всеми кадровыми документами,
запрашивать недостающую информацию,
приостанавливать работу компании или ее отделов при выявлении нарушений, отстранять от работы не прошедших соответствующий инструктаж по технике безопасности,
привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении трудового законодательства,
направлять в суд требование о ликвидации компании (при наличии заключений экспертизы об условиях труда).
Многое, но не все
Несомненно, права инспектора по труду очень обширны. Тем нужнее, ценнее информация, что он делать не вправе. Перечислим это по пунктам: осуществлять проверку в отсутствие представителей компании, требовать документы, не относящиеся к предмету проверки, распространять информацию, охраняемую законом, превышать установленный срок инспектирования, указанный в приказе.
В сухом остатке
По окончании контрольных мероприятий в акте проверки инспектор указывает, какие документы проверялись и какие нарушения обнаружены. Если кадровая документация оформлена идеально и не вызвала нареканий со стороны ревизоров, этот факт также будет зафиксирован в акте.
Акт подписывается проверяющим и руководителем компании (или иным сотрудником) по доверенности. Автограф работодателя не означает согласие с выявленными нарушениями. Поэтому лучше не отпираться и поставить личную подпись, иначе инспектор сделает в акте соответствующую запись. В случае несогласия с мнением проверяющих организация может его обжаловать. Представитель компании может также указать в акте, что не согласен с мнением инспектора, но таким образом, без обжалования документа, мнение инспектора не оспоришь.
Обнаружив серьезные недостатки в кадровой работе, инспекторы оформят протокол об административном нарушении. Как показывает практика, без этого документа не обходится ни одна проверка.
Следующим этапом будет вынесение постановления о наложении административного взыскания. В большинстве случаев это штрафные санкции.
Обратите внимание, что оплата этого штрафа не освобождает работодателя от устранения выявленных недостатков в указанный срок. При более существенных нарушениях, например при невыплате заработной платы работникам, руководителя могут привлечь и к уголовной ответственности.
Если работодатель не согласен с выводами государственных инспекторов по труду, он вправе обжаловать их решение соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда Российской Федерации и (или) в суд.
Рейтинг
Самые распространенные нарушения, которые выявляют при проверках инспекторы в компаниях, это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или неправильное их оформление. Надежда Андреева рекомендует удостоверять подписями все страницы трудового договора. Такого требования законодательство не содержит, однако автографы будут гарантией того, что ни одна из сторон не внесет в документ изменения без ведома другой.
Менять условия договора можно только с согласия работника, оформив изменения в письменной форме за подписью обеих сторон. Исключение – изменения, вызванные организационными причинами, например при переезде в другой офис или смене производственного оборудования.
На «почетном» втором месте в рейтинге нарушений стоят трудовые книжки. Компания обязана оформлять ее на каждого сотрудника, проработавшего более пяти дней, за исключением совместителей. Трудовую книжку нельзя выдавать работнику – при необходимости делают заверенную копию. Со всеми записями в этом документе работники должны быть ознакомлены. Для этого под приказами, послужившими основанием к соответствующей записи (например, о приеме на работу, назначении на новую должность), работник должен расписаться. Сами книжки хранятся в сейфе или несгораемом шкафу.
Еще один «каверзный» документ – Правила внутреннего трудового распорядка. Утверждает его руководитель фирмы. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены под расписку при приеме на работу или за два месяца до их утверждения. Во-первых, отсутствие этого документа само по себе является нарушением дисциплины труда, во-вторых, при отсутствии правил внутреннего трудового распорядка работника проблематично привлечь к ответственности за нарушение этих несуществующих правил.
Елизавета Погосян, эксперт журнала "Расчет"
Несомненно, права инспектора по труду очень обширны. Тем нужнее, ценнее информация, что он делать не вправе. Перечислим это по пунктам: осуществлять проверку в отсутствие представителей компании, требовать документы, не относящиеся к предмету проверки, распространять информацию, охраняемую законом, превышать установленный срок инспектирования, указанный в приказе.
В сухом остатке
По окончании контрольных мероприятий в акте проверки инспектор указывает, какие документы проверялись и какие нарушения обнаружены. Если кадровая документация оформлена идеально и не вызвала нареканий со стороны ревизоров, этот факт также будет зафиксирован в акте.
Акт подписывается проверяющим и руководителем компании (или иным сотрудником) по доверенности. Автограф работодателя не означает согласие с выявленными нарушениями. Поэтому лучше не отпираться и поставить личную подпись, иначе инспектор сделает в акте соответствующую запись. В случае несогласия с мнением проверяющих организация может его обжаловать. Представитель компании может также указать в акте, что не согласен с мнением инспектора, но таким образом, без обжалования документа, мнение инспектора не оспоришь.
Обнаружив серьезные недостатки в кадровой работе, инспекторы оформят протокол об административном нарушении. Как показывает практика, без этого документа не обходится ни одна проверка.
Следующим этапом будет вынесение постановления о наложении административного взыскания. В большинстве случаев это штрафные санкции.
Обратите внимание, что оплата этого штрафа не освобождает работодателя от устранения выявленных недостатков в указанный срок. При более существенных нарушениях, например при невыплате заработной платы работникам, руководителя могут привлечь и к уголовной ответственности.
Если работодатель не согласен с выводами государственных инспекторов по труду, он вправе обжаловать их решение соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда Российской Федерации и (или) в суд.
Рейтинг
Самые распространенные нарушения, которые выявляют при проверках инспекторы в компаниях, это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или неправильное их оформление. Надежда Андреева рекомендует удостоверять подписями все страницы трудового договора. Такого требования законодательство не содержит, однако автографы будут гарантией того, что ни одна из сторон не внесет в документ изменения без ведома другой.
Менять условия договора можно только с согласия работника, оформив изменения в письменной форме за подписью обеих сторон. Исключение – изменения, вызванные организационными причинами, например при переезде в другой офис или смене производственного оборудования.
На «почетном» втором месте в рейтинге нарушений стоят трудовые книжки. Компания обязана оформлять ее на каждого сотрудника, проработавшего более пяти дней, за исключением совместителей. Трудовую книжку нельзя выдавать работнику – при необходимости делают заверенную копию. Со всеми записями в этом документе работники должны быть ознакомлены. Для этого под приказами, послужившими основанием к соответствующей записи (например, о приеме на работу, назначении на новую должность), работник должен расписаться. Сами книжки хранятся в сейфе или несгораемом шкафу.
Еще один «каверзный» документ – Правила внутреннего трудового распорядка. Утверждает его руководитель фирмы. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены под расписку при приеме на работу или за два месяца до их утверждения. Во-первых, отсутствие этого документа само по себе является нарушением дисциплины труда, во-вторых, при отсутствии правил внутреннего трудового распорядка работника проблематично привлечь к ответственности за нарушение этих несуществующих правил.
Елизавета Погосян, эксперт журнала "Расчет"