Организуем внутренний контроль в учреждении
Положению о внутреннем контроле в нормативных актах уделяется не много внимания. Данный материал поможет грамотно составить этот важный документ.
Внутренний контроль – что это такое?
Одним из важных условий обеспечения эффективности использования денежных средств, трудовых и материальных ресурсов учреждения является повышение действенности и результативности финансового и хозяйственного контроля.
Система внутреннего финансового и хозяйственного контроля в учреждении включает:
– нормативно-правовое регулирование прав, обязанностей и ответственности должностных лиц;
– субъекты, то есть должностных лиц, осуществляющих контроль;
– объекты контрольной деятельности;
– виды, формы и методы внутреннего финансового и хозяйственного контроля;
– целенаправленное руководство внутренним финансовым и хозяйственным контролем;
– планирование деятельности в области внутреннего контроля.
При организации внутреннего контроля в учреждении следует руководствоваться нормами:
– Бюджетного кодекса РФ;
– Налогового кодекса РФ;
– Трудового кодекса РФ;
– Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
– локальными нормативными актами.
Также надо обратить внимание на отраслевые и ведомственные инструкции и проанализировать сложившуюся практику.
Основные задачи
К основным задачам внутреннего контроля относятся:
– контроль (проверка) за соблюдением в учреждении федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, правовых актов субъектов РФ, муниципальных правовых актов;
– исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;
– законность совершения кассовых операций в учреждении;
– организация учета и обеспечение сохранности имущества в учреждении;
– установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников;
– выявление внутрихозяйственных резервов и принятие мер к использованию их в интересах обеспечения деятельности учреждения;
– установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бюджетном учете;
– точность и полнота документации бухгалтерского учета;
– своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
– предотвращение ошибок и искажений в учете;
– изучение причин недостатков и нарушений в финансово-хозяйственной деятельности, принятие действенных мер к их устранению, предупреждению и своевременному возмещению причиненного ответственными лицами материального ущерба;
– изучение опыта практического применения в учреждении действующих положений, инструкций и иных правовых актов, определяющих нормы и порядок финансового и материального обеспечения, в целях их совершенствования.
Разделы Положения о внутреннем контроле
Организация внутреннего контроля, руководство контрольно-ревизионной работой и ответственность за ее состояние определяются в Положении о внутреннем контроле в учреждении.
В этот документ можно включить следующие разделы.
1. Цели, задачи и принципы внутреннего контроля. В данном разделе следует указать нормативные документы, применяемые в рамках указанных мероприятий, а также соответственно их цели и задачи.
2. Порядок организации внутреннего контроля. То есть указать объекты контроля, график проведения мероприятий, порядок их оформления.
3. Права и обязанности контролирующих и контролируемых лиц. В этом разделе необходимо определить состав комиссии по осуществлению внутреннего контроля, разграничение полномочий и т. п.
4. Ответственность сторон по соблюдению положения о внутреннем контроле.
5. Оценка состояния эффективности системы внутреннего контроля в учреждении. Оценка осуществляется субъектами внутреннего контроля и рассматривается на специальных совещаниях, проводимых руководителем учреждения.
6. Иные необходимые разделы.
Должностные лица, на которых возложена работа по организации внутреннего финансового контроля в учреждении, должны рассматривать материалы ревизий и проверок внешних контролирующих органов и принимать меры к своевременному устранению выявленных нарушений и недостатков, повышению качества и эффективности контроля.
Комиссии необходимо рассматривать результаты финансово-хозяйственной деятельности учреждения, разрабатывать предложения по ее улучшению. Также следует принимать необходимые меры к укреплению кассовой, плановой, договорной и штатной дисциплины, соблюдению законности, предупреждению и пресечению бесхозяйственности, халатности, расточительства и злоупотреблений в расходовании денежных средств и материальных ценностей. Особое внимание необходимо уделять проверке организации закупок для государственных (муниципальных) нужд в учреждении.
Проверка финансовой деятельности
Отметим и такой немаловажный момент. Мероприятия, проводимые в рамках внутреннего финансового контроля, должны быть взаимозависимыми и последовательными.
Вначале должна быть проведена проверка:
– финансово-плановых документов (составление смет, штатных расписаний, тарификаций и т. п.);
– порядка начисления заработной платы, назначений пенсий и пособий (наличие положений об оплате труда, приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, приказов о создании комиссии по ФСС и т. п.);
– других локальных документов, необходимых для осуществления финансово-хозяйственной деятельности в учреждении.
А позднее, после совершения финансово-хозяйственных операций, производят последующий финансовый контроль документации. Например, проверяют кассовые операции, достоверность операций, совершенных по бюджетным и внебюджетным лицевым счетам, расчеты с подотчетными лицами, поставщиками и покупателями, полноту оприходования материальных запасов, готовой продукции, правильность принятия к учету и выбытия основных средств, проведение ремонтных работ и т. п.
Одно из важных направлений – проверка документов
В целях упорядочения процесса составления документов и отражения в них данных можно посоветовать:
– создать график документооборота учреждения (возможно, как приложения к учетной политике);
– последовательно нумеровать первичные документы каждого вида в течение отчетного периода (это нужно также для обеспечения поиска документов при необходимости и выявления отсутствующих документов);
– гасить первичные и оправдательные документы в установленных случаях (это необходимо во избежание повторного их использования);
– брошюровать документы в папки по окончании отчетного периода;
– организовать архив;
– сдавать папки с документами в архив по истечении сроков оперативного хранения документов, установленных графиком документооборота организации;
– своевременно составлять первичные документы.
В соответствии с предъявляемыми требованиями первичные документы в учреждении должны:
– оформляться в момент совершения хозяйственных операций или сразу после их окончания, иначе возрастает вероятность ошибочных записей в первичном документе. Кроме того, операция вообще может остаться неотраженной в учете;
– содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете;
– соответствовать типовым унифицированным формам, если таковые установлены;
– соответствовать формам документов, описанным в учетной политике организации (в случае когда формы документов установлены учетной политикой учреждения);
– кроме того, бухгалтерские справки, содержащие обоснование исправлений в случаях, когда в бухгалтерский учет вносятся исправления, специальные расчеты, должны быть изложены просто и ясно во избежание двусмысленного толкования.
Оформление ревизий и проверок
По результатам проведенного мероприятия составляется соответствующий акт. В нем следует отразить:
– программу проверки, утвержденную приказом руководителя учреждения;
– характер и состояние систем бухгалтерского учета и отчетности;
– виды, методы и приемы, способы, применяемые при проведении проверки;
– анализ соблюдения законодательных и нормативных актов РФ;
– выводы о результатах проведения мероприятий внутреннего контроля;
– размеры причиненного материального ущерба, другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц;
– описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок в дальнейшей работе.
При включении в акт выявленных недостатков, нарушений и злоупотреблений необходимо указать на то, какие нормативные акты нарушены, и на подлинные документы, подтверждающие достоверность сделанных в акте записей. Например, если в приходном кассовом ордере (при получении суммы из банка в кассу) указана сумма, не соответствующая сумме по банковской выписке, то в акте следует указать номер, дату, сумму ПКО, номер листа кассовой книги, дату выписки банка, сумму, списанную с лицевого счета.
Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме обязаны представить руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.
Только на основании полной и достоверной информации руководитель может принять адекватные меры.
Журнал "Учет в бюджетных учреждениях" №12, декабрь 2011 г.
Опубликовано на Audit-it.ru: 23 ноября 2011 г.
Внутренний контроль – что это такое?
Одним из важных условий обеспечения эффективности использования денежных средств, трудовых и материальных ресурсов учреждения является повышение действенности и результативности финансового и хозяйственного контроля.
Система внутреннего финансового и хозяйственного контроля в учреждении включает:
– нормативно-правовое регулирование прав, обязанностей и ответственности должностных лиц;
– субъекты, то есть должностных лиц, осуществляющих контроль;
– объекты контрольной деятельности;
– виды, формы и методы внутреннего финансового и хозяйственного контроля;
– целенаправленное руководство внутренним финансовым и хозяйственным контролем;
– планирование деятельности в области внутреннего контроля.
При организации внутреннего контроля в учреждении следует руководствоваться нормами:
– Бюджетного кодекса РФ;
– Налогового кодекса РФ;
– Трудового кодекса РФ;
– Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
– локальными нормативными актами.
Также надо обратить внимание на отраслевые и ведомственные инструкции и проанализировать сложившуюся практику.
Основные задачи
К основным задачам внутреннего контроля относятся:
– контроль (проверка) за соблюдением в учреждении федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, правовых актов субъектов РФ, муниципальных правовых актов;
– исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;
– законность совершения кассовых операций в учреждении;
– организация учета и обеспечение сохранности имущества в учреждении;
– установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников;
– выявление внутрихозяйственных резервов и принятие мер к использованию их в интересах обеспечения деятельности учреждения;
– установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бюджетном учете;
– точность и полнота документации бухгалтерского учета;
– своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
– предотвращение ошибок и искажений в учете;
– изучение причин недостатков и нарушений в финансово-хозяйственной деятельности, принятие действенных мер к их устранению, предупреждению и своевременному возмещению причиненного ответственными лицами материального ущерба;
– изучение опыта практического применения в учреждении действующих положений, инструкций и иных правовых актов, определяющих нормы и порядок финансового и материального обеспечения, в целях их совершенствования.
Разделы Положения о внутреннем контроле
Организация внутреннего контроля, руководство контрольно-ревизионной работой и ответственность за ее состояние определяются в Положении о внутреннем контроле в учреждении.
В этот документ можно включить следующие разделы.
1. Цели, задачи и принципы внутреннего контроля. В данном разделе следует указать нормативные документы, применяемые в рамках указанных мероприятий, а также соответственно их цели и задачи.
2. Порядок организации внутреннего контроля. То есть указать объекты контроля, график проведения мероприятий, порядок их оформления.
3. Права и обязанности контролирующих и контролируемых лиц. В этом разделе необходимо определить состав комиссии по осуществлению внутреннего контроля, разграничение полномочий и т. п.
4. Ответственность сторон по соблюдению положения о внутреннем контроле.
5. Оценка состояния эффективности системы внутреннего контроля в учреждении. Оценка осуществляется субъектами внутреннего контроля и рассматривается на специальных совещаниях, проводимых руководителем учреждения.
6. Иные необходимые разделы.
Должностные лица, на которых возложена работа по организации внутреннего финансового контроля в учреждении, должны рассматривать материалы ревизий и проверок внешних контролирующих органов и принимать меры к своевременному устранению выявленных нарушений и недостатков, повышению качества и эффективности контроля.
Комиссии необходимо рассматривать результаты финансово-хозяйственной деятельности учреждения, разрабатывать предложения по ее улучшению. Также следует принимать необходимые меры к укреплению кассовой, плановой, договорной и штатной дисциплины, соблюдению законности, предупреждению и пресечению бесхозяйственности, халатности, расточительства и злоупотреблений в расходовании денежных средств и материальных ценностей. Особое внимание необходимо уделять проверке организации закупок для государственных (муниципальных) нужд в учреждении.
Проверка финансовой деятельности
Отметим и такой немаловажный момент. Мероприятия, проводимые в рамках внутреннего финансового контроля, должны быть взаимозависимыми и последовательными.
Вначале должна быть проведена проверка:
– финансово-плановых документов (составление смет, штатных расписаний, тарификаций и т. п.);
– порядка начисления заработной платы, назначений пенсий и пособий (наличие положений об оплате труда, приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, приказов о создании комиссии по ФСС и т. п.);
– других локальных документов, необходимых для осуществления финансово-хозяйственной деятельности в учреждении.
А позднее, после совершения финансово-хозяйственных операций, производят последующий финансовый контроль документации. Например, проверяют кассовые операции, достоверность операций, совершенных по бюджетным и внебюджетным лицевым счетам, расчеты с подотчетными лицами, поставщиками и покупателями, полноту оприходования материальных запасов, готовой продукции, правильность принятия к учету и выбытия основных средств, проведение ремонтных работ и т. п.
Одно из важных направлений – проверка документов
В целях упорядочения процесса составления документов и отражения в них данных можно посоветовать:
– создать график документооборота учреждения (возможно, как приложения к учетной политике);
– последовательно нумеровать первичные документы каждого вида в течение отчетного периода (это нужно также для обеспечения поиска документов при необходимости и выявления отсутствующих документов);
– гасить первичные и оправдательные документы в установленных случаях (это необходимо во избежание повторного их использования);
– брошюровать документы в папки по окончании отчетного периода;
– организовать архив;
– сдавать папки с документами в архив по истечении сроков оперативного хранения документов, установленных графиком документооборота организации;
– своевременно составлять первичные документы.
В соответствии с предъявляемыми требованиями первичные документы в учреждении должны:
– оформляться в момент совершения хозяйственных операций или сразу после их окончания, иначе возрастает вероятность ошибочных записей в первичном документе. Кроме того, операция вообще может остаться неотраженной в учете;
– содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете;
– соответствовать типовым унифицированным формам, если таковые установлены;
– соответствовать формам документов, описанным в учетной политике организации (в случае когда формы документов установлены учетной политикой учреждения);
– кроме того, бухгалтерские справки, содержащие обоснование исправлений в случаях, когда в бухгалтерский учет вносятся исправления, специальные расчеты, должны быть изложены просто и ясно во избежание двусмысленного толкования.
Оформление ревизий и проверок
По результатам проведенного мероприятия составляется соответствующий акт. В нем следует отразить:
– программу проверки, утвержденную приказом руководителя учреждения;
– характер и состояние систем бухгалтерского учета и отчетности;
– виды, методы и приемы, способы, применяемые при проведении проверки;
– анализ соблюдения законодательных и нормативных актов РФ;
– выводы о результатах проведения мероприятий внутреннего контроля;
– размеры причиненного материального ущерба, другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц;
– описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок в дальнейшей работе.
При включении в акт выявленных недостатков, нарушений и злоупотреблений необходимо указать на то, какие нормативные акты нарушены, и на подлинные документы, подтверждающие достоверность сделанных в акте записей. Например, если в приходном кассовом ордере (при получении суммы из банка в кассу) указана сумма, не соответствующая сумме по банковской выписке, то в акте следует указать номер, дату, сумму ПКО, номер листа кассовой книги, дату выписки банка, сумму, списанную с лицевого счета.
Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме обязаны представить руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.
Только на основании полной и достоверной информации руководитель может принять адекватные меры.
Журнал "Учет в бюджетных учреждениях" №12, декабрь 2011 г.
Опубликовано на Audit-it.ru: 23 ноября 2011 г.
Последние статьи: Бюджетные учреждения, Некоммерческие организации